Как повысить эффективность сотрудников на удаленке

Частичная удаленка может сохраниться и после карантина. Многие IT-компании, например Avito, Mail.ru, «Ситимобил» и QIWI, оставляют сотрудников дома до осени. Некоторые дают сотруднику самому выбрать предпочтительный формат: удаленный или офис.

Что влияет на эффективность работы на удаленке

Удаленный формат имеет преимущества и недостатки. С одной стороны, сотрудники экономят время на поездки в офис и могут гибко планировать работу, меньше встреч и отвлечений со стороны коллег. Многих это мотивирует — их производительность выросла.

С другой — офисы нужны для креативной совместной работы. Если умные люди собираются вместе, это увеличивает скорость внедрения инноваций, считает экономист Тайлер Коуэн. Многие компании, например IT-гиганты, лишаются своего конкурентного преимущества.

Те, у кого эффективность работы упала, называют основными проблемами медленное выполнение задач, несогласованность команды и работу спустя рукава. Сотрудникам трудно настроиться на работу из дома, они жалуются, что их отвлекают родственники и домашние дела, не у всех есть отдельная комната для работы.

Еще один фактор эффективности — это размер команды. Команды до 10 человек лучше справились с переходом на удаленку — их производительность почти не пострадала. И основная задача тех, кто продолжает работать удаленно, — сохранить прежний уровень продуктивности.

Как повысить личную эффективность

На работе проще настроиться на работу и заняться задачами. Работая из дома, нужно научиться планировать время и не отвлекаться. Даже простые домашние дела вроде приготовления обеда или стирки могут выдернуть из рабочего процесса и снизить эффективность, поэтому важно установить и соблюдать правила.

Организуйте рабочее место. Постарайтесь найти место, где вас будут меньше отвлекать, подготовьте хорошее освещение и удобное кресло.

Рабочее время. Назначьте себе рабочие часы как в офисе, например с 9 до 17. Все домашние задачи перенесите на раннее утро, вечер или выходные. Устраивайте перерыв на обед в одно и то же время. Некоторые личные дела, например звонок другу, можно так же, как и в офисе, сделать в обед.

Договоритесь с окружающими. Объясните близким, что в рабочие часы вы недоступны для общения. Чтобы отвлечься, используйте наушники с шумоподавлением и фоновой музыкой. А вот шоу на YouTube или подкасты не дадут полностью сосредоточиться на задаче.

Отслеживайте свои задачи. Помимо рабочих трекеров задач, используйте списки своих задач по работе и дому на день. Планируйте ежедневные задачи и отмечайте их выполнение — так легче заметить прогресс в работе. Задачи можно записывать и просто на стикерах и крепить на столе.

Как повысить эффективность работы своей команды

Если у сотрудников не было опыта удаленки. Работа дома отличается от работы в офисе: сотрудникам нужно научиться планировать время и коммуникации с коллегами. Проведите видеосеминар и попросите каждого рассказать, как он организует работу дома. Расскажите о разных приемах для работы, например:

• предложите попробовать технику Pomodoro — это сосредоточенная работа интервалами по 25 минут;
• посоветуйте отключить уведомления в чатах и соцсетях и не отвлекаться на серфинг в интернете, например с помощью плагина для браузера;
• порекомендуйте книги, например «Remote» Джейсона Фрайда.

Следите за инфраструктурой. У кого-то из сотрудников может быть один компьютер на всю семью, у кого-то — медленный домашний интернет. Проблемы с техникой могут сорвать дедлайн или затянуть видеоконференцию. Компьютеры, принтеры и наушники можно развезти по домам из офиса. Для быстрого интернета — купить сотруднику 4G-модем или оплатить подключение нового провайдера. Дайте сотрудникам удаленный доступ ко всем нужным программам, сервисам и файлам с соблюдением информационной безопасности.

Введите простые правила работы. Например, в рабочее время на запрос в чате отвечать в течение часа, писать в чат в нерабочее время нельзя, всегда включать видео во время звонков. Это мотивирует сотрудников организовать свой график: вставать раньше, позаботиться о рабочем месте и т. д.

Создайте план коммуникаций. Составьте расписание видеоконференций в Zoom или Skype. Его можно сделать в «Google Календаре» или Microsoft Outlook. Внесите в план встречи отделов, созвоны с заказчиками. Введите практику ежедневных стендапов (утренних конференций на 10−15 минут для обсуждения и контроля задач) и пятничных ретроспектив (конференций с презентацией результатов недели).

Если нужно назначить внеплановую встречу, не сообщайте об этом сотрудникам за 10 минут. Им будет легче спланировать время и подготовиться к звонкам, если о них будет известно хотя бы за несколько часов. Во время встреч ведите записи, а после — сразу распределяйте задачи. Так каждый сотрудник будет знать, что по итогам встречи нужно делать именно ему.

Создайте рабочие чаты. Не нужно устраивать звонки по любому вопросу. Большую часть вопросов можно решить в чатах. Подойдут Slack или Telegram. Эти программы позволяют вести несколько чатов одновременно и сохранять документы в общем доступе. Неформальное общение важно для командной работы. В офисе это происходит само собой, а на удаленке для этих целей лучше завести отдельный чат, где сотрудники смогут общаться на нерабочие темы.

Измените подход к менеджменту. В офисе менеджеры привыкли контролировать рабочее время и процессы: если сотрудник на месте, значит, работа идет. На удаленке нужно сфокусироваться на результате. Четко формулируйте и распределяйте задачи, ставьте адекватные сроки выполнения. Это поможет контролировать выполнение работы по реальным результатам. Используйте сервисы управления задачами, например Trello, Asana или «Яндекс.Трекер». В них можно распределить задачи между сотрудниками и следить за процессом их выполнения.

Общайтесь с каждым сотрудником. При работе онлайн сотрудникам важна обратная связь — учитывайте это в коммуникации. Например, руководителю стоит отвечать на каждый запрос от сотрудников. Если письмо или сообщение останется без обратной связи, сотрудник может посчитать свою работу неважной и потерять мотивацию. Введите практику общения менеджеров с каждым сотрудником один на один, например раз в две недели. Выслушивайте критику, переживания и проблемы в работе, помогайте их решать. Держите сотрудников в курсе прогресса больших задач компании, чтобы они понимали свой вклад в общий результат.

Итого

1. Число сотрудников на удаленке в ближайшие годы вырастет по сравнению с периодом до пандемии.
2. Чтобы сохранить продуктивность при работе из дома, придется ввести ряд новых правил и следовать им.
3. Если вы руководитель, измените подход к менеджменту: контролируйте результат, а не процесс, введите регулярные личные видеосозвоны с каждым сотрудником.