Как сменить юридический адрес ООО

Иногда в процессе работы у компании появляется необходимость сменить адрес. Например, закончился срок договора аренды, и компания переезжает в другой офис. В статье расскажу, как оформить смену адреса для ООО, какие есть нюансы и какие документы понадобятся в каждом случае.

По закону юрлица должны подавать сведения о своем точном адресе в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Поэтому если компания решила сменить адрес, она должна сообщить об этом государству, то есть в течение 7 рабочих дней после принятия такого решения подать документы в ФНС.

Например, если компания планирует переехать в новый офис в понедельник 3 апреля 2023 года, подать подтверждающие документы в налоговую нужно не позднее 12 апреля.

Если компания нарушит срок, ее могут оштрафовать на 5 000 ₽.

А если она сменит фактический адрес, но не сообщит об этом, налоговая может внести в ЕГРЮЛ запись о недостоверности сведений об адресе компании. В этом случае она может не получить судебные извещения, документы от контрагентов, а также от проверяющих органов, что лишит ее возможности оперативно отреагировать. Например, не получив извещение из суда, она может пропустить судебный процесс, с нее могут быть взысканы деньги, а обжаловать решение из-за пропуска срока будет невозможно. Из-за использования недостоверного адреса банк, в котором у компании открыт счет, может посчитать ее фирмой-однодневкой, ввести заградительные тарифы и закрыть счет. Директор ООО может лишиться возможности зарегистрироваться в качестве руководителя других компаний, а собственники — создавать другие юрлица. Также налоговая может исключить ООО с недостоверным адресом из ЕГРЮЛ, то есть просто ликвидировать его.

Кого это касается

Закон касается всех юридических лиц, например ООО, ОАО, потребительских обществ, государственных и муниципальных предприятий, производственных и потребительских кооперативов. Процедура смены адреса для них несколько отличается — у всех будут свои документальные тонкости. Но поскольку в России ООО составляют 89% юрлиц, в этой статье я подробно рассмотрю процедуру смены адреса именно для этой организационно-правовой формы.

Чем отличаются адрес компании и место ее нахождения

Закон выделяет два понятия:

• место нахождения — это населенный пункт, в котором находится компания, например город, село, деревня;
• адрес ― точные координаты компании с указанием улицы, дома и помещения.

Например, полный адрес компании «Роснефть» в ЕГРЮЛ: 115035, г. Москва, Софийская набережная, дом 26/1. В этом случае место нахождения компании — город Москва, адрес — Софийская набережная, дом 26/1.

По закону компания должна указать в уставе только место нахождения, но может указать и полный адрес. Например, запись в уставе может быть такой: «Место нахождения общества: РФ, город Санкт-Петербург».

Но можно указать и полный адрес с названием улицы, номером дома и помещения — в этом случае адрес в уставе должен соответствовать полному адресу, который указан в ЕГРЮЛ. Указывать только место нахождения удобнее. Так, если компания будет переезжать и менять адрес внутри населенного пункта, то не нужно будет вносить изменения в устав.

Процедура регистрации изменений будет отличаться в зависимости от того, куда переезжает бизнес. Всего возможны три ситуации:

• внутри одного населенного пункта, когда в уставе компании указано только место нахождения;
• внутри одного города, когда в уставе компании указан ее полный адрес;
• переезд в другой город.

Далее расскажу о каждом случае подробно.

Смена адреса в пределах населенного пункта, когда в уставе указано только место нахождения

Если компания переезжает в пределах одного населенного пункта, например просто меняет адрес внутри одного города, то регистрация смены адреса происходит в один этап. Руководитель компании должен подать документы в налоговую инспекцию, которая отвечает за регистрацию юрлиц в регионе. Найти нужную налоговую можно с помощью сервиса на сайте ФНС. Нужно указать полный адрес компании, после чего нужная инспекция будет указана в графе «Реквизиты регистрирующего органа, на который возложены функции регистрации юридических лиц». Например, в Москве это межрайонная инспекция №46, в Татарстане ― межрайонная инспекция №18.

Документы. Если в уставе компании указано только место нахождения, то есть город, то при переезде устав не меняется, и в налоговую нужно подать следующие документы:

1. Решение о смене адреса. Если у компании один собственник, то это будет решение единственного участника, если несколько партнеров ― протокол общего собрания участников. В документе должен быть отражен новый адрес компании с указанием улицы, дома, помещения. По закону представлять его в налоговую необязательно, но на практике документ запрашивают, чтобы проверить, не нарушила ли компания срок подачи.
   Нюанс: если в уставе компании смена адреса не относится к исключительной компетенции общего собрания участников, единственного участника или других органов управления, например совета директоров или правления, то это решение может принять директор и оформить его в виде приказа. Этого документа будет достаточно.
2. Документы, которые подтверждают права на помещение, в котором будет находиться компания. Это может быть договор аренды, свидетельство или выписка из ЕГРН о праве собственности. В договоре нужно специально указать, что арендодатель не возражает против использования помещения в качестве юридического адреса компании. Если такой отметки не будет, нужно попросить арендодателя подписать соответствующее гарантийное письмо и приложить его к договору.
3. Заявление по форме Р13014 — оно подается в налоговую при изменении устава и любых сведений о компании, которые отражаются в ЕГРЮЛ. Документ состоит из 59 страниц, но заполнять нужно только титульный лист, лист Б со сведениями об адресе юридического лица и лист П, где указывают информацию о заявителе. При смене адреса им является единоличный исполнительный орган, например директор или генеральный директор.
4. Государственную пошлину в этом случае платить не нужно.

Заполнять заявление нужно строго в соответствии с правилами, иначе налоговая откажет регистрировать новый адрес компании. В интернете можно скачать образцы, но лучше заполнять форму через специальную программу — она помогает заполнить все графы по правилам.

Подпись руководителя компании в заявлении Р13014 должна быть удостоверена нотариусом — это стоит 200 ₽, но нотариусы вправе дополнительно взимать плату за услуги правового и технического характера.

В каждом регионе местная нотариальная палата устанавливает свой предельный размер тарифа за эти услуги. Например, в Татарстане это будет стоить еще 1 475 ₽. Итого ― 1 675 ₽.

Директор в присутствии нотариуса подписывает заявление, а тот заполняет раздел 4 листа П.

После этого весь пакет документов нужно направить в налоговую. Сделать это можно:

• лично;
• заказным письмом почтой с описью вложения;
• через нотариуса;
• в электронном виде через сайт налоговой — для этого компании нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, которую получают в удостоверяющем центре ФНС. В этом случае директору не нужно подписывать заявление Р13014 и удостоверять его у нотариуса.

Смена адреса в пределах населенного пункта, когда в уставе указан полный адрес

В данном случае регистрация проходит в один этап, но из-за того, что в уставе отражен полный адрес компании, этот документ придется изменить. Для этого в решении о смене адреса собственник компании должен утвердить или новую редакцию устава с указанием нового адреса, или изменения к уставу. Оба оформляются отдельными документами. Я рекомендую утверждать новую редакцию, чтобы не пришлось хранить изменения вместе с уставом.

Документы. Пакет документов для налоговой будет таким:

1. протокол общего собрания участников или решение единственного участника общества о смене адреса;
2. документы, подтверждающие права на помещение, в котором будет находиться компания;
3. заявление по форме Р13014;
4. устав в новой редакции или изменения в устав в двух экземплярах: один останется в налоговой в регистрационном деле, другой вернут компании сотметкой о регистрации;
5. квитанция об оплате госпошлины в размере 800₽ — сформировать платежку можно на сайте ФНС. Но если отправлять документы в электронном виде, то пошлину платить не нужно.

Срок. В обоих случаях в течение 5 рабочих дней после получения документов налоговая вносит в ЕГРЮЛ сведения о новом адресе. Лист записи будет направлен на указанную в заявлении электронную почту. На бумажном носителе документы не оформляются.

Смена адреса при переезде в другой город

Если компания переезжает в другой населенный пункт, то регистрация изменений происходит дольше и в два этапа. Сначала нужно уведомить налоговую о решении сменить адрес, а потом зарегистрировать новый адрес в ЕГРЮЛ.

Документы на этапе 1. На уведомительном этапе в налоговую по текущему адресу нужно подать два документа:

• протокол общего собрания участников или решение единственного участника общества об изменении места нахождения компании. При этом прописывать полностью новый адрес не нужно— достаточно указать только населенный пункт, который будет новым местом нахождения фирмы.Например, если компания переезжает из Казани в Нижнекамск, то формулировка в решении будет примерно такой: «Изменить место нахождения Общества. Определить новым местом нахождения Общества Республику Татарстан, город Нижнекамск»;
• заявление по форме Р13014.

Лист П с информацией о заявителе нужно заполнить так же, как описано выше, указав все данные о директоре компании.

Документы, как и в предыдущих случаях, можно направить в налоговую лично, заказным письмом, через нотариуса или через сайт налоговой.

На основании документов налоговая через 5 рабочих дней вносит в ЕГРЮЛ запись о принятии обществом решения об изменении места нахождения и направляет документы в инспекцию по новому месту нахождения компании. На этом уведомительный этап заканчивается, и можно готовить документы для второго этапа регистрации.

Документы на этапе 2. Не раньше чем через 20 календарных дней после внесения записи в госреестр директор должен направить пакет документов в налоговую инспекцию по новому адресу. Понадобятся:

1. протокол общего собрания участников или решение единственного участника общества об утверждении нового адреса— в документе нужно отразить новый адрес компании полностью: указать улицу, номер дома и помещения;
2. устав в новой редакции в двух экземплярах или изменения к уставу в двух экземплярах— там указывают новое место нахождения компании. Некоторые отражают адрес полностью, но лучше этого не делать: если в будущем компания снова будет переезжать в пределах нового места нахождения, придется снова менять устав;
3. заявление по форме Р13014;
4. документы, подтверждающие права на помещение, в котором будет находиться компания;
5. квитанция об оплате госпошлины в размере 800₽.

Лист П с информацией о заявителе нужно заполнить как обычно, указав все данные о директоре компании.

Как и в предыдущих случаях, документы можно направить в налоговую лично, заказным письмом с описью вложения, через нотариуса или через сайт налоговой. И после получения документов налоговая вносит сведения в ЕГРЮЛ в течение 5 рабочих дней.

Смена населенного пункта и регистрация на домашний адрес директора или собственника компании

Если оформить переезд компании в другой населенный пункт нужно быстро и времени на то, чтобы сначала уведомлять налоговую по текущему адресу, затем ждать 20 дней и снова подавать документы уже для регистрации нового адреса, нет, то можно оформить новый адрес по прописке руководителя или собственника, имеющего в обществе долю не менее 50%.

Сроки. В этом случае смена адреса происходит в один этап, в течение 5 рабочих дней после подачи документов в налоговую по новому адресу.

Документы. Необходимо подготовить следующий комплект документов:

1. протокол общего собрания участников или решение единственного участника общества о смене адреса— в решении должен быть полностью отражен новый адрес компании с указанием улицы, дома, помещения;
2. документы, которые подтверждают права на квартиру, в которой будет находиться компания,— это может быть свидетельство или выписка из ЕГРН о праве собственности. Также пригодится письмо-согласие от собственника квартиры или дома, в котором будет указано, что он не возражает против регистрации компании по его домашнему адресу;
3. устав в новой редакции или изменения в устав в двух экземплярах;
4. квитанция об оплате госпошлины в размере 800₽;
5. заявление по форме Р13014.

На листе Б нужно полностью отразить новый адрес компании, по которому ее нужно зарегистрировать. Для этого необходимо заполнить раздел 1 «Место нахождения юридического лица», указав субъект РФ и населенный пункт, и раздел 2 «Адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица».

В листе П с информацией о заявителе нужно указать все данные о директоре компании.

Как и в предыдущих случаях, документы можно направить в налоговую лично, заказным письмом с описью вложения, через нотариуса или через сайт налоговой.

Что запомнить

1. По закону юрлица должны подавать сведения о своем точном адресе в ЕГРЮЛ. Это нужно делать и в случае, если бизнес сменил адрес.
2. Процедура регистрации изменений будет отличаться в зависимости от того, куда переезжает компания и что у нее прописано в уставе.
3. Если оформить переезд компании в другой населенный пункт нужно быстро, то можно оформить новый адрес по прописке директора — это ускорит процедуру.