Отправили документы по электронке: имеет ли скан подписанного договора юридическую силу

Часто предприниматели не подписывают договоры с контрагентами вживую, а просто обмениваются сканами. Оригиналы они направляют партнеру позже или вообще не передают их. Рассказываем, когда это допустимо и что нужно написать в договоре, чтобы он имел юридическую силу.

Что написано в законе: в каких случаях обмен сканами допустим, а когда обязательно нужны оригиналы

Согласно Гражданскому кодексу компании должны заключать договоры между собой только в письменной форме. При этом не нужно каждый раз встречаться вживую и ставить свои подписи и печати. Это обязательно потребуется только в двух случаях:

• если договор должен быть удостоверен нотариусом (например, договор купли-продажи доли в ООО);
• если договор подлежит государственной регистрации (например, договор аренды недвижимости на срок не меньше года).

В остальных случаях вполне можно обменяться сканами подписанного договора и спокойно работать по нему: отгружать товар, производить оплату. После этого сослаться на то, что договора нет в бумажном виде, не получится.

Случай из практики

Между АО «Сосновское» (арендодатель) и ООО «Агро С» (арендатор) был заключен договор аренды транспортных средств. Стороны обменялись сканами подписанного договора и акта приема-передачи имущества.

Когда арендатор перестал вносить арендные платежи, арендодатель обратился в суд за взысканием долга и неустойки. Арендатор утверждал, что договор между сторонами вообще не заключен, так как бумажными экземплярами они не обменивались, а в договоре не было положений, разрешающих обмен сканами по электронной почте.

Но суды эти доводы ответчика отвергли. Даже если в договоре не предусмотрен обмен электронными документами, закон этого не запрещает. Тем более арендатор до возникновения спора признавал его наличие: вносил оплату, ссылался на договор в электронной переписке.

Как сделать скан договора законным документом

Для этого нужно соблюсти два обязательных условия.

1. Договор в электронной форме должен где-то храниться. Это нужно, чтобы в любой момент была возможность распечатать его в неизменном виде. Храните договор на жестком диске или на сервере. Так вы всегда сможете распечатать его и будете знать, с какой электронной почты и когда контрагент направил вам скан документа.
2. Должно быть понятно, что скан договора направила одна из сторон сделки. Для этого пропишите в договоре адреса электронной почты каждой из сторон, с которых будет вестись переписка по договору и будут направляться все документы по нему.

Как обмениваться сканами договора

Есть три способа придать скану договора полную юридическую силу:

1. Подписать договор усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
   Такая подпись автоматически приравнивается к собственноручной. Если обе стороны подписали договор с помощью УКЭП, то он автоматически получает полную юридическую силу и никаких дополнительных условий соблюдать не нужно.
2. Включить в договор условие, согласно которому обмен сканами подписанного договора имеет ту же юридическую силу, что и бумажная версия договора.
   Если у контрагентов нет УКЭП, то можно подписать договор живой подписью и направить скан контрагенту. Но в таком случае в договоре обязательно должно быть условие, что он приравнивается к обычному бумажному документу. Чтобы это условие работало, пропишите в договоре следующее.
   Электронные копии договора равнозначны бумажному оригиналу.
   Этот пункт может выглядеть так:
   «Стороны договорились, что договор и все документы, связанные с ним (акты, дополнительные соглашения, отчеты, заявки, претензии и т. д.), могут направляться в электронном виде по электронной почте. Направление договора и любого документа, связанного с указанным договором, по электронной почте приравнивается к простой электронной подписи и равнозначно собственноручной подписи».

   Адреса электронной почты, с которых стороны будут направлять друг другу документы по договору, недоступны третьим лицам.
   Зафиксировать в договоре это можно так:
   «Стороны договора обязуются соблюдать конфиденциальность доступа к электронной почте, с которой ведется переписка по данному договору. Каждая из сторон гарантирует, что не будет передавать доступ к указанным адресам электронной почты третьим лицам».

3. Указать в договоре, что сначала стороны обменяются сканами, а потом направят друг другу подписанные оригиналы по почте.
   В таком случае можно сразу после обмена отсканированными копиями договора начинать работу. Пропишите это условие в договоре:
   «Стороны договорились, что обмен сканами подписанного договора, а также всех документов, связанных с ним (дополнительные соглашения, акты, отчеты, заявки и т. д.), по электронной почте признается надлежащим и такие документы имеют полную юридическую силу до момента обмена сторонами оригиналами подписанных документов».

С какой почты направлять документы

Если вы с контрагентом решили работать по сканам, обязательно пропишите в договоре адреса электронной почты, с которых будет вестись переписка. Лучше указывать корпоративную почту. Дело в том, что, когда компания покупает определенный домен, она становится его официальным владельцем. И если письмо пришло с такого адреса, всем контрагентам становится очевидно, что его отправил именно сотрудник компании.

Например, если за закупку сырья в компании по производству мебели ООО «Хорошая мебель» отвечает менеджер Иван Смирнов, то в договоре лучше указать его рабочую почту IvanSmirnov@goodfurniture.ru, а не личную IvanS1991@ya.ru.

А вот случай из практики.

Между ООО «Смарт Синтез» (покупатель) и ООО «Газпромнефть — Региональные продажи» (поставщик) был заключен договор поставки. Поставщик для исполнения своих обязательств по договору привлек третье лицо — ООО «СТК Инжиниринг».
Покупатель согласно условиям договора товар оплатил, однако поставщик и продавец своих обязательств по поставке не исполнили. Покупатель обратился в суд для взыскания задолженности за оплаченный товар и неустойки.

Поставщик утверждал, что ничего не должен покупателю, потому что договор с ним не подписывал и переговоры с покупателем якобы вели лица, вообще не являющиеся сотрудниками компании. Однако все суды этот довод отклонили, потому что в договоре было прописано, что «стороны вправе при исполнении настоящего договора подписывать и направлять приложения, дополнительные соглашения к нему, акты сверки и счета на оплату и иные документы с помощью факсимильной и электронной связи с последующей доставкой оригиналов другой стороне любым доступным способом в 20-дневный срок». Кроме того, в договоре были прописаны адреса электронной почты, с которых между сторонами ведется переписка по договору, в том числе почта поставщика gpn@gpn.msk.ru.

Если договор подписывает не ИП и не директор компании, то у сотрудника должна быть действующая доверенность, в которой содержится полномочие на подписание договоров от имени предприятия. Иначе договор можно признать незаключенным.

Другой случай из практики

ООО «Черкизово-Свиноводство» (покупатель) подало в суд на ООО «Торговый дом «Агрогард» (поставщик) с требованием о взыскании неустойки в связи с непоставкой товара. Переписку с контрагентом по договору от имени покупателя вел некий Кутырин А. А. Однако у этого сотрудника не было доверенности на подписание договоров, переписку об этом он вести не мог.

Все суды, которые рассматривали это дело, признали договор незаключенным и отказали ООО «Черкизово-Свиноводство» в его претензиях.

В принципе, личную общедоступную почту, например на yandex.ru или gmail.com, использовать можно, законом это не запрещается. Но в таком случае будет гораздо тяжелее доказать, что письмо отправил именно тот представитель компании, который уполномочен заключать договор, вести всю переписку и переговоры по нему.

Что, если в договоре ничего не прописано, но работа ведется по сканам

Часто бывает так, что в договорах о действительности сканов ничего не сказано, но работа по сделке сторонами ведется.

По такой ситуации есть разъяснения Верховного суда. В документе говорится, что договор будет считаться заключенным, если стороны своими действиями ясно давали понять, что намерены выполнять свои обязательства и считают договор действующим. Например:

• вели переписку по сделке: согласовывали условия поставки, дизайн-макеты и т. д.;
• оплачивали товары или услуги контрагента;
• подписывали документы по договору: акты, согласования, заявки, претензии и т. п.;
• просили друг друга об отсрочке платежа.

Поэтому у недобросовестных компаний не получится взять товар и не оплатить его лишь на том основании, что договора на бумаге не было, а в сканах ничего не говорилось об их равнозначности оригиналу.

Случай из практики

ИП Роздухов М. Е. (поставщик) подал в суд на АО «Вытегралесторг» (покупатель) с требованием взыскать неустойку за несвоевременную оплату товара. Покупатель утверждал, что не получал договор по электронной почте и не соглашался на такой порядок обмена документами.

Суд удовлетворил требования предпринимателя, потому что и до этого случая контрагенты обменивались договорами и счетами по электронной почте, это был привычный способ взаимодействия между ними.

Самое важное

• Работать по сканам договоров можно.
• Для этого обязательно храните договор в электронном виде на сервере или на жестком диске.
• Пропишите в договоре, что допускается обмен электронными копиями документов, а сканы равнозначны оригиналам на бумаге.
• Укажите в договоре адреса электронной почты сотрудников компании, с которых будет вестись вся переписка и производиться обмен документами по сделке. Лучше, чтобы это были адреса корпоративных доменов.
• У таких сотрудников должна быть доверенность от компании с правом подписания договоров.