Как рассчитать отпускные: примеры и ответы на самые частые вопросы

В этой статье расскажу, как рассчитываются отпускные, когда выгоднее всего уходить в отпуск и почему иногда день отдыха оплачивается больше, чем рабочий.

Что вы узнаете

Что такое отпускные и как они выплачиваются

Отпускные — это выплата, которую человек получает вместо зарплаты за период, пока находится в отпуске. Для каждого работника сумма отпускных индивидуальна, поскольку зависит от многих факторов: официального оклада, стажа, премий, надбавок, времени ухода в отпуск и его продолжительности.

Права работника, связанные с отпуском, прописаны в Трудовом кодексе Российской Федерации (глава 19). Расчет суммы отпускных делает бухгалтерия компании на основе статьи 139 «Исчисление средней заработной платы» и Постановления «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

С общей суммы отпускных удерживается НДФЛ в размере 13%, если годовой доход ниже 5 млн рублей, если выше — 15%. Человек получает отпускные, из которых уже вычтен налог. Деньги приходят туда же, куда и обычная зарплата, в основном на банковскую карту.

По закону отпускные должны выплачивать не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Их могут начислить как в определенный день, так и перевести отдельной выплатой вместе с ближайшим к отпуску авансом или зарплатой.

График отпусков составляют в конце года, согласовывая со всеми работниками: это помогает выплачивать отпускные вовремя. В отдельных случаях, например по семейным обстоятельствам, сотрудник имеет право уйти во внеплановый оплачиваемый отпуск. В этом случае отпускные выплаты также должны быть перечислены за три дня до его начала.

Если работодатель нарушил срок выплаты отпускных, то он должен выплатить работнику неустойку в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ (проверить ее можно на сайте Центробанка) от суммы за каждый день просрочки, а также штраф государству в размере до 50 000 ₽.

Когда выгоднее всего идти в отпуск

Чем больше рабочих дней в месяце, тем ниже стоимость одного рабочего дня. Это значит, что, уходя в отпуск в те месяцы, когда рабочих дней много, человек теряет меньше зарплаты. В месяцы, где рабочих дней мало, в отпуск уходить не так выгодно, поскольку человек при том же количестве дней отпуска теряет больше денег.

В 2025 году больше всего рабочих дней в июле и октябре (по 23), а также в апреле, сентябре и декабре (по 22 рабочих дня). Соответственно, в эти месяцы идти в отпуск выгоднее всего. Меньше всего рабочих дней в январе (17) и мае (18) — это наименее выгодные периоды для отпуска.

Как рассчитываются отпускные

Размер отпускных зависит от продолжительности отпуска и среднего дневного заработка за расчетный период.

Продолжительность отпуска

По закону на 12 отработанных месяцев обычно полагается 28 дней оплачиваемого отпуска, одна из частей которого должна длиться не меньше 14 календарных дней. Для некоторых профессий (например, для учителей), отдельных категорий сотрудников (несовершеннолетние, люди с инвалидностью) и жителей северных регионов продолжительность ежегодного отпуска больше.

Каждый день отпуска, включая выходные (субботу и воскресенье), оплачивается. Официальные праздники — государственные и региональные, например 8 Марта или День народного единства (4 ноября), — не оплачиваются. Если они выпадают на время отпуска, то не учитываются при расчете отпускных, но сам отпуск можно продлить на количество этих дней. Например, человек берет отпуск с 5 по 13 марта 2025 года. 8 марта — это выходной, поэтому работнику оплачивают только 7 дней отпуска, а не восемь. Неотгулянные отпускные дни не оплачиваются как отпускные, но человек может выйти на работу на день позже, 14 марта.

Средний дневной заработок

Средний дневной заработок за расчетный период — второй важный фактор при расчете отпускных.

Расчетный период — это отработанное время, за которое начисляются отпускные. Их размер зависит от того, какую зарплату получал человек в этот период, а также от некоторых премий, надбавок, доплат и повышений оклада. В расчетный период входят выходные, праздники и дни отпуска за свой счет (не больше 14).

Если человек отработал больше года перед началом отпуска, расчетным периодом считаются полные 12 месяцев (с первого по последнее число), которые предшествуют отпуску.

Если вы хотите уйти в отпуск 20 мая 2025 года, то расчетным периодом будет считаться промежуток с 1 мая 2024 года по 30 апреля 2025 года.

Если нужно определить отпускные после декретного отпуска или болезни, то их будут рассчитывать исходя из заработка в предыдущий расчетный период в 12 месяцев, на протяжении которых человек работал.

Если до начала отпуска человек проработал меньше 12 месяцев, то отпускные дни рассчитываются со дня приема на работу до конца месяца, перед которым сотрудник идет в отпуск.

Например, человек устроился на работу 7 мая 2024 года, а идет в отпуск с 15 февраля 2025 года. Расчетный период для отпускных — с 7 мая 2024 года по 31 января 2025 года.

Как рассчитать средний дневной заработок

Определив расчетный период, можно рассчитать средний дневной заработок за это время. Делается это по формуле:

Заработная плата за расчетный период — это не только оклад, но и другие выплаты, связанные непосредственно с работой. Для подсчета заработной платы за расчетный период нужно сложить сумму всех доходов за это время, которые учитываются при подсчете отпускных:

• оклад, указанный в трудовом договоре; если часть зарплаты вы получаете в конверте, при расчете ее не учитывают;
• годовая премия, если она была выплачена в период 12 месяцев, предшествующих отпуску;
• доплата за переработки;
• премии за показатели;
• квартальные премии — учитываются полностью, если квартал вошел в расчетный период: например, если премия выплачивается за второй квартал, куда входят апрель, май и июнь, а расчетный период начинается с июня, то при расчете отпускных будет учтена только 1/3 премии.

Для расчета отпускных не учитывают:

• командировочные;
• больничные;
• прошлые отпускные;
• компенсации проживания и питания;
• материальную помощь и пособия, например «декретные отпускные»;
• премии, не связанные непосредственно с трудовой деятельностью: выплаты в честь праздников, дня рождения компании и др.

Для разных случаев применяются разные формулы подсчета среднего дневного заработка для расчета суммы отпускных.

Если сотрудник отработал минимум год перед тем, как уйти в отпуск:

Если человек работал менее года:

Количество полностью отработанных месяцев — это количество месяцев, в которых человек отработал больше 15 дней.

Если, например, человек работал с 1 сентября до 12 октября, то он отработал один месяц, то есть сентябрь. Если работал с 1 сентября по 19 октября, тогда уже два месяца, так как в октябре отработанный период равен 19 дням, а значит, засчитывается.

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью, рассчитывается отдельно. Отработанными не полностью считаются месяцы, в которые сумма всех отработанных дней меньше 15.

Например, если работник работал с 15 мая по 13 июня, то он отработал один месяц полностью (май, где количество рабочих дней больше 15) и еще 13 дней, так как в июне отработано меньше 15 дней и его нельзя считать полностью отработанным месяцем. Поэтому для июня количество отработанных дней нужно считать отдельно.

Вычислив все необходимые показатели, можно рассчитать средний дневной заработок для человека, который проработал до отпуска меньше года, по формуле:

Формула расчета отпускных работнику с примерами

Вот главная формула, по которой рассчитывают отпускные за отработанное время:

Например, человек работает в компании больше года. За это время он брал шесть дней отпуска за свой счет. В этом случае рассчитываются отпускные за год.

Оклад сотрудника — 40 000 ₽ в месяц, он также получает годовую премию в размере 20 000 ₽ и квартальные за выполнение плана — по 30 000 ₽.

Сотрудник хочет уйти в отпуск на две недели с 20 декабря. Значит, расчетным периодом будет считаться время с 1 декабря 2023 года по 30 ноября 2024 года.

В расчете учтут оклад, годовую премию, полученную в 2023 году, 1/3 последней квартальной премии за 2023 год, три квартальные премии за 2024 год и 2/3 последней квартальной премии за 2024 год.

Средний дневной заработок в этом случае рассчитают по самой простой формуле:

Далее определяем количество дней отпуска, которые нужно оплатить. Двухнедельный отпуск — это 14 дней, то есть с 20 декабря 2024 года по 2 января 2025 года. Но поскольку в этот отпускной период входят официальные праздничные выходные дни, они не могут быть оплачены в качестве отпуска. По производственному календарю таких дней в этом промежутке четыре.

Значит, размер отпускных будет равен 1 763 × 10 = 17 630 ₽. При этом человек может выйти из отпуска как 8, так и 15 января, но ни зарплату, ни отпускные за дни в январе, которые он работал, не получит.

Особые случаи расчета

Компенсация за неиспользованный отпуск

Неиспользованный отпуск могут компенсировать деньгами в двух случаях — при увольнении и при наличии дополнительных дней отпуска, когда их общее количество превышает 28.

Чтобы рассчитать отпускные при увольнении, нужно выяснить, сколько дней отпуска положено на один месяц работы. Для этого общее количество месяцев в году (12) нужно разделить на количество дней отпуска, указанных в трудовом договоре.

Затем определяют количество полностью отработанных месяцев. Далее рассчитывают, сколько дней отпуска положено человеку, умножив количество дней отпуска на количество отработанных месяцев. Число можно округлить в пользу сотрудника.

После этого нужно определить, сколько дней положенного отпуска человек уже использовал, и вычесть их из общего количества положенных дней отпуска.

Далее среднедневной заработок следует умножить на количество неиспользованных дней отпуска.

При увольнении все положенные работнику выплаты перечисляют в день увольнения, в том числе и компенсацию отпускных.

Расчет отпускных при гибком графике

При гибком графике отпускные рассчитывают исходя из пункта 12 Положения об особенностях порядка исчисления заработной платы. Оно предусматривает расчет с учетом того, отработал ли сотрудник целый месяц или меньшее количество дней. Есть три варианта.

1. Если сотрудник работал больше месяца. Для расчета среднедневного заработка сумму заработной платы за расчетный период делят на 12, а полученную сумму — на среднемесячное число календарных дней (29,3).
2. Если сотрудник работал один месяц. Средний дневной заработок рассчитывается путем деления суммы зарплаты, начисленной за расчетный период, на 29,3, а затем умножения на количество полностью отработанных месяцев и количество дней в неполных месяцах. Так можно вычислить отпускные за месяц.
3. Если отпуск предоставляется в рабочих днях (для сотрудников, трудоустроенных по срочному договору, или сезонных работников), то сумму заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).

Часто задаваемые вопросы

Как получить отпускные досрочно?

По закону — никак. Только если работодатель пошел вам навстречу.

Что делать, если сумма отпускных неверна?

Если была начислена бо́льшая сумма, разницу могут вычесть из последующих выплат. Если меньшая, начислят дополнительно. Если, по мнению сотрудника, расчет отпускных был неправильным, но в компании отказали в пересчете или сообщили, что сумма начислена верно, он может обратиться в профсоюз, трудовую инспекцию и затем в суд.

Что делать если работодатель не выплатил отпускные вовремя?

Напомнить лично, а если это не помогло, то обращаться в профсоюз, трудовую инспекцию и суд. При этом работодатель уже нарушил ТК, выплатив отпускные позднее чем за три дня до начала отпуска.

Входят ли выходные и праздники в отпуск?

Выходные дни оплачиваются как отпускные, а праздничные — нет.

Могу ли я получить компенсацию и не идти в отпуск?

Отпуск можно заменить денежной компенсацией только при увольнении или в случаях, когда продолжительность отпуска превышает 28 календарных дней.

Как расчет отпускных влияет на налоги и взносы?

Из отпускных платят НДФЛ — 13–15%. Работодатель платит страховые взносы с отпускных на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование, а также страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Главное