Когда лучше арендовать офис, а когда — работать в коворкинге

Рассказываем, в каких случаях где будет удобнее работать и сколько это стоит.

По оценкам Минтруда, до начала пандемии удаленно работало около 30 000 человек, а в марте 2021 года — 3 млн человек. Часть из них — фрилансеры и предприниматели с микробизнесами, которые оказывают услуги, например копирайтеры, веб-дизайнеры, бухгалтеры, разработчики. Всем им приходится решать вопрос с организацией рабочего места.

Рабочее место можно организовать и дома. Но такой вариант подходит не всем. Дома бывает шумно и тесно, а некоторые виды бизнеса просто неудобно вести из дома. Например, если у вас команда из 3–5 человек, то, скорее всего, вам будет важно собираться вместе для обсуждения планов и общих задач. Обычно для этих целей арендуют офис или пользуются коворкингом — спокойным местом для работы или рабочих встреч. Разберемся, когда и что будет удобнее.

Для кого актуальна такая задача

Я буду отталкиваться от трех распространенных сценариев удаленной работы:

1. Фрилансер, например веб-дизайнер. Работает удаленно, ноутбук свой. Дома шумно, да и хочется новых знакомств. Ему достаточно просто рабочего места, где будет розетка для макбука.
2. Владелец небольшого онлайн-проекта или стартапа по профориентации подростков. У нее есть команда из копирайтера, дизайнера и деловой партнер. Иногда нужно продумать концепцию самостоятельно, а иногда — собраться с командой и обсудить планы, то есть нужны рабочие места и переговорка, где никто не будет мешать.
3. Руководитель молодой компании, например предоставляющей аудиторские услуги. Нужно работать с небольшой командой и регулярно встречаться с клиентами. Также важно хранить документы и соблюдать их конфиденциальность, потому что компания подписывает с клиентами соглашения о неразглашении.

Бизнес-процессы и потребности в рабочих местах во всех описанных сценариях отличаются, поэтому и решать задачу с поиском помещения они будут по-разному. Кому-то удобно работать в коворкинге пару раз в неделю, другим нужен только офис, а третьим для работы подходят оба варианта.

По каким критериям выбирать

Чтобы найти подходящее помещение для работы, во всех этих случаях нужно определиться со следующими критериями:

1. Какая нужна площадь. Если это фрилансер, ему может быть достаточно стула и стола. Для команды из 3–5 человек, которые запускают небольшой стартап, понадобится комната для переговоров и отдельные рабочие места.
2. Наличие офисной техники, городского телефона, IP-телефонии, факса и других устройств.
3. Нужна ли конфиденциальность и охрана компьютерной техники и документов.
4. Важна ли локация, то есть должно ли быть помещение в центре города или в конкретном районе.
5. Возможность работать в тишине и одиночестве.
6. Возможность проводить переговоры с клиентами или командой — отдельная комната с мебелью, доской, маркерами, проектором.
7. Возможность получать корреспонденцию на почтовый адрес.
8. Возможность найти единомышленников, новых партнеров, завязать полезные знакомства.

В чем разница между офисом и коворкингом

Офис — это нежилая коммерческая собственность, владелец которой может сдавать ее в аренду. Для себя можно арендовать небольшой офис, для команды — просторный. Ключ будет только у вас и арендодателя. Обычно офис сдают на длительный срок, но иногда бывают предложения и посуточной аренды.

Если офис в бизнес-центре, то там есть охрана: можно спокойно оставлять технику и документы. Минимальная инфраструктура офиса — это пустое помещение с интернетом, электричеством и санузлом на этаже. Остальное зависит от конкретного предложения. Арендодатель может меблировать офис, провести телефонию, оборудовать кухню. В офисах классом повыше могут быть парковки, клининг, кондиционеры и даже услуги секретаря.

Чтобы арендовать офис, нужно заключить договор. Перед тем как подписывать документ, изучите его или посоветуйтесь с юристом — он проконсультирует о рисках и предложит изменения в договор, которые их снизят. Например, в договоре может быть указано, что арендодатель имеет право поднимать стоимость аренды неограниченное количество раз за год, или прописаны жесткие штрафы за несоблюдение незначительных условий договора, таких как запрет на парковку или на курение даже в отведенных для этого местах.

Коворкинг. Это помещение, в котором работает много разных, не связанных между собой людей. Обычно в коворкинге есть мебель, обустроенные переговорные комнаты, помещения для работы на ноутбуке, доски с маркерами, экран с проектором, принтеры. Интернет и клининг входят в стоимость аренды. В некоторых коворкингах есть кухня, душ, спортзал, капсула для сна и другие удобства.

Чтобы прийти поработать в коворкинге, нужно просто оплатить свое рабочее время на ресепшен, например 4 часа. Когда время выйдет, администратор спросит, будете ли вы его продлевать. Это называется плавающим рабочим местом — садитесь там, где свободно. В популярных коворкингах иногда бывает, что все места заняты.

Можно стать резидентом коворкинга и зафиксировать за собой рабочее место, тогда ваше кресло и стол никто не займет. В таком случае нужно заключить договор на месяц или дольше.

В коворкингах можно работать в опенспейсе или в отдельной закрытой комнате, если нужна тишина. За аренду переговорных комнат платят отдельно. Стоимость зависит от количества человек. Например, стоимость переговорки на 10 человек будет выше, чем на 5.

Самый бюджетный вариант — занять любое свободное место со своим ноутбуком, без аренды переговорок и использования оборудования. Если нужно собраться командой и устроить брейншторм, то понадобится доплатить за переговорку с доской и проектором. Если хотите поработать за компьютером коворкинга — тоже придется доплатить.

Сколько стоят офис и коворкинг

От чего зависит стоимость офиса и коворкинга?

Чтобы подобрать удобный вариант, нужно сравнить предложения от разных коворкингов и стоимость аренды офисов в нужном районе с учетом ваших потребностей.

Например, стоимость аренды офиса 15 кв. м недалеко от м. «Новокузнецкая» — 20 000 руб. в месяц. В нее входят коммунальные платежи, возможность пользоваться юридическим адресом, но нет мебели, парковки и интернета.

Это сравнимо с месячной арендой коворкинга «Рабочая Станция» рядом с Садовнической набережной — 16 900 руб. в месяц. Можно работать каждый день хоть круглосуточно — доступ 24/7. В стоимость входят: свободное рабочее место, вода, чай, кофе, принтер, сканер, кухня, душевые, бесплатные 10 часов в любой переговорной в месяц.

Когда стоит арендовать офис

Нужно много встречаться с клиентами. В офисе можно оборудовать клиентскую зону с кофе-пойнтом, разложить рекламные материалы, оборудовать место для менеджеров по работе с клиентами. В коворкингах тоже есть переговорки, но если встречи с клиентами регулярные, то удобнее будет в офисе: можно хранить под рукой документы для встреч и не придется постоянно бронировать переговорки.

Вы хотите обустроить рабочее место каждому сотруднику. В офисе можно поставить нужное количество столов, компьютеров и IP-телефонов. Чтобы создать тишину в рабочее время, можно сделать перегородки или снять несколько помещений. Если сотрудников много, то снять офис может оказаться дешевле, чем оплачивать сотрудникам места в коворкинге.

Нужно хранить документы, рекламные материалы, образцы продукции. В офис можно привезти все необходимое и спокойно оставить, соблюдая конфиденциальность. В некоторых коворкингах это тоже возможно, но придется арендовать фиксированное рабочее место и личный шкафчик с ключами.

Вы хотите обустроить и брендировать рабочее место под себя. В офисе можно разместить логотип компании, оформить дизайн в корпоративных цветах, сделать вывеску на улице, чтобы запомниться новым и потенциальным клиентам.

Вам нужен постоянный адрес. Если к вам приезжают клиенты, партнеры или поставщики, то удобен постоянный адрес. Также адрес пригодится для почтовых уведомлений. В коворкингах тоже можно получать почту конфиденциально — будет корреспондентский адрес и оповещение по e-mail.

Нужна тишина. В офисе можно запереть дверь, весь день работать в тишине и ни на что не отвлекаться. Посторонние звуки могут доноситься из соседних офисов, но это редкость. В коворкинге можно арендовать закрытую комнату, но из-за большого потока людей за дверью нужного уровня тишины можно и не получить: постоянно кто-то приходит и уходит.

Клиенты ценят солидность и статусность. Иногда в глазах клиентов офис — солидно, а коворкинг — несерьезно. Если ваши клиенты такие, то лучше арендовать отдельный офис. Это может быть важно для клиентов риелторов, консалтинговых компаний, юристов, бухгалтеров.

В вашем городе нет коворкинга. Обычно коворкинги есть в больших городах, например в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Тюмени, Самаре. А в небольших городах вместо коворкинга можно снять только офис.

Когда стоит арендовать коворкинг

Творческая профессия. Дизайнеры, иллюстраторы, художники, сценаристы, фотографы обычно находят в коворкингах много единомышленников. Так появляются совместные проекты и коллаборации.

Нужны новые знакомства. Если вы ищете партнера или сотрудников в компанию, например дизайнеров или программистов, то в коворкинге можно присмотреться к потенциальным кандидатам. В неформальной обстановке легко увидеть не только профессионализм, но и качества характера.

Вы вдохновляетесь от других. В коворкингах своя атмосфера: энергия, творчество, воодушевление, планы. Некоторым нравится этот дух свободы и предпринимательства: в одной переговорке чертят что-то на доске, в другой — подписывают бумаги, в кабинете рядом — бурно обсуждают, взлетит стартап или нет. Это мотивирует на работу.

Только начинаете свое дело. В таком случае лучше деньги направить на развитие продукта, а не на аренду. Из коворкинга можно уйти когда угодно, а договор аренды составляется в среднем на год. И даже если у вас есть команда, можно всем вместе работать в коворкинге.

Работаете с гибким графиком и иногда из дома. В таком случае приехать 3 раза в неделю на 2–3 часа в коворкинг будет выгоднее, чем платить за аренду офиса. Если вы развиваете личный проект в нерабочее время, можно приехать в круглосуточный коворкинг, в котором есть душ, кухня, личные шкафы для вещей, капсула для сна и доступ 24/7. А офисы не всегда доступны круглосуточно и могут работать по четкому графику.

Как искать варианты аренды офиса или коворкинга

После того как вы определились с критериями выбора и своими потребностями, можно начинать поиски.

1. Выбрать подходящий район.
2. Отсортировать выборку аренды офисов на «Циане» по площади, классу офиса и другим параметрам и отобрать подходящие.
3. Найти коворкинги в нужном районе — искать удобно в 2ГИС. Изучить и сравнить их предложения. Например, в феврале в Москве работало 115 коворкингов.

4. Потестировать выбранные коворкинги, посмотреть понравившиеся офисы. Оценить район, побеседовать с теми, кто снимает офис в этом же здании, изучить договоры аренды.
5. Попробовать заключить договор на меньший срок, например на полгода, чтобы была возможность для маневра, — иногда арендодатели идут навстречу в таких вопросах

Не забывайте, что если вы платите НДФЛ, то у вас есть право на профессиональный вычет. В этом случае вы сможете вернуть налог на сумму подтвержденных расходов, связанных с ведением бизнеса. А аренда офиса или коворкинга входит в такие расходы.