Предпринимателям и гражданам иногда удобнее использовать копии документов вместо оригиналов. Например, если акционеру нужен годовой бухгалтерский баланс или налоговая запросила договоры и акты с контрагентами. Расскажу, как правильно заверять копии документов, чтобы не отправлять партнерам и государственным органам оригиналы важных документов.
Зачем заверять копию документа
В официальном документообороте используют копии с юридической силой, чтобы важные бумаги не испортились и не потерялись. Для этого документы заверяют по определенным правилам. Например, налоговая не примет копию документа у ООО или ИП без заверения в установленном порядке — все листы многостраничного документа нужно обязательно пронумеровать и прошить.
Какие официальные правила действуют для заверения документов
В России действует несколько нормативных актов для заверения копий документов. Если соблюдать требования, копия документа равнозначна оригиналу. Некоторые ведомства разрабатывают свои требования, а остальные используют эти правила. Например, многие ориентируются на нормы налоговиков.
Основные правила указаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем содержатся ключевые положения, как сделать копию документа, чтобы с ней можно было совершать юридически значимые действия: где и как указывать слово «Копия», кто должен заверять копию оригинала документа, где и как поставить свою подпись и т. д. Например, если копию отправляют более чем четырем адресатам, то лучше составить список рассылки копии документа, а не заверять каждый экземпляр.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает наличие отметки «Копия верна», которую делают многие предприниматели и компании. Согласно ГОСТу, можно комбинировать два штампа: «Копия» и «Верно».
Юридически значимые действия для оформления копий документов закреплены в указе Президиума Верховного Совета СССР. Правила этого нормативного акта не отменили, и положения регулируют заверение копий. Например, в этом указе говорится, что нельзя делать копии с документов, в которых есть неясный текст, приписки и другие исправления.
Если нужно сделать бумажные копии документов для предъявления в налоговую, ориентируйтесь на приказ ФНС. Например, обязательно прикрепляйте сопроводительное письмо и укажите общее количество листов документов.
Должен ли гражданин заверять копии документов
В законе не прописаны ситуации, когда человек должен заверять копии документов для государственных органов или других структур. Поэтому если организация просит копию диплома или справки, то стоит уточнить, как правильно заверить нотариально эти бумаги.
При этом есть несколько ситуаций, когда обязательным условием действительности документа является заверение у нотариуса. Например:
- заключение брачного договора;
- заключение договора купли-продажи доли в уставном капитале ООО;
- заключение договора купли-продажи доли в квартире.
Так, если супругам через некоторое время после заключения брачного договора понадобится предоставить его копию, то она тоже должна быть нотариальной. Допустим, муж и жена решили продать квартиру, которая в собственности одного из супругов. При отправке договора купли-продажи в Росреестр нужно приложить нотариальную копию брачного договора.
Для предоставления документов за границей проставляют апостиль. Это официальный штамп, который подтверждает юридически значимые действия документа в других странах. Его ставят в ведомстве, которое выдает документ. Например, апостиль на свидетельстве о регистрации брака, заключенного в Республике Татарстан, будет проставлять отделение ЗАГС в этом регионе.
Как заверяет документы индивидуальный предприниматель
Документы ИП заверяет сам предприниматель или сотрудники. Предприниматель оформляет доверенность или приказ, чтобы работники могли использовать это право.
Если копию делают для внутренних процессов. В этом случае указывается:
- Подпись лица, которое заверило копию документа.
- Должность сотрудника ИП, если копию документа заверял не предприниматель.
- Фамилия и инициалы ИП или сотрудника.
- Дата заверения копии.
- Отметка о заверении копии. Ее нужно проставить под подписью лица, заверившего копию документа.
Если копия документа выдается третьим лицам. Указывают реквизиты, и на отметке нужно обязательно указать, где хранится оригинал документа.
Если копия выдается третьим лицам, а оригинал хранится в определенном месте, то это указывают. Например, если работник просит копию приказа о приеме на работу, нужно указать номер личного дела сотрудника.
Если у ИП выпущена печать. ИП может поставить печать на отметке о заверении копии документа, но это необязательно. Если печать решено поставить, ее оттиск не должен захватывать подпись ИП или сотрудника. На документе внутреннего пользования также можно ставить печать конкретных отделов. Например, если копию заверил главбух, то можно поставить печать бухгалтерии.
Если копия документа выдается третьим лицам, а у ИП оформлена печать, то ее нужно ставить обязательно. Причем нужна именно печать предпринимателя, внутренний штамп отделов не подойдет.
Как заверяет документы юридическое лицо
Копии документов от имени компании заверяет руководитель. В отличие от ИП, директор организации может дать такие полномочия не только сотрудникам, но и лицам, которые не работают в организации. Для этого выдают доверенность, которая дает это право представителям.
В остальном юридические лица должны заверять копии своих документов в таком же порядке, как и индивидуальные предприниматели. На заверительной надписи указывают те же реквизиты, а если копия выдается для внешнего пользования ― указывают место хранения оригинала документа.
Как правильно заверить копию документа из нескольких страниц
На копиях многостраничных документов заверительную отметку ставят двумя способами: на каждой странице копии или на сшивке всех листов ― это когда весь документ прошивают ниткой.
Второй способ подойдет, когда нет возможности или времени ставить отметку на каждом листе документа. При этом нужно:
- прошить все листы многостраничного документа прочной нитью и связать ее концы на оборотной стороне последнего листа;
- на обороте последней страницы поставить на нить бумажную наклейку с заверительной надписью.
На заверительной надписи указывают количество листов в сшивке арабскими цифрами и прописью. Печать и подпись лица, заверившего копию, проставляют таким образом, чтобы одна часть приходилась на бумажную наклейку, а другая ― на последний лист многостраничной копии.
Многостраничную копию документа прошивают по правилам, которые прописали налоговики. При сшивке надо обеспечить:
- свободное чтение текста документа и всех реквизитов, штампов, отметок и других надписей;
- свободное копирование каждого отдельного листа копировальной техникой;
- исключение возможности механического разрушения листов документа и нитей, которыми он прошит, при их изучении и копировании.
Как заверить электронный документ
Электронный документ может заверить предприниматель или руководитель организации. Вместо печатей и штампов «Верно» или «Копия» к файлу добавляется электронная подпись.
На электронном документе, заверенном электронной подписью, указывают:
- отметку «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа электронной подписи и срок его действия;
- фамилию, имя, отчество владельца сертификата.
В отметку по желанию добавляют изображение эмблемы компании или товарного знака.
Подписать электронный документ может не только ИП или руководитель компании, но и сотрудники. Работники оформляют личную электронную подпись. Получить ее можно бесплатно в приложении «Госключ» либо за деньги в одном из аккредитованных удостоверяющих центров.
Когда сотрудник получит электронную подпись, ИП или руководитель компании должен выдать машиночитаемую доверенность, которую нужно прикладывать к электронному документу при его подписании.
Главное
- Чтобы копия документа имела юридическую силу, ее нужно заверить установленным образом.
- Заверять копии документов ИП может сам предприниматель или его сотрудник. От имени юридического лица это может делать руководитель, сотрудник и другой представитель по доверенности.
- На копии документа нужно ставить заверительную надпись. На ней нужно указать обязательные реквизиты: Ф. И. О., должность и подпись лица, заверившего копию, дату заверения и отметку о заверении. Если копия делается для внешнего пользования, дополнительно нужно указать, где хранится оригинал документа.
- Заверительную отметку для многостраничных документов можно ставить на каждом листе копии либо на сшивке всех листов.
- Электронный документ подписывается и заверяется электронной подписью.
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
